JOB仕事紹介/営業事務

営業事務Sales office

《仕事・職務内容》

【営業事務】
売上管理(請求・入金)、原価管理(請求・支払)
立会等のアポイント業務(電話対応)、基幹システムへの入力
その他一般的な事務業務

【経理事務】
売上管理(入金)、原価管理(支払)、各科目 計上・入力業務
データ作成・管理業務、全センター集計業務、財務ソフト処理業務、月次業務

必要な能力・経験

・基本的なPC操作
・コミュニケーション能力
・判断力・応用力
※経理事務は簿記知識

向いている人

日常的に業務改善を行っており、想像力が豊かな人
<営業事務>物事を点ではなく、線で考えようとする人
<経理事務>持続能力(粘り強さ)がある人

やりがい

上手くスケジュール調整して業務ができたとき
<営業事務>担当業務や営業サポートを円滑で正確に進める為の業務改善
<経理事務>経理としての提案時/業務改善や仕組みづくり/各センターの相談や処理方法・効率化を一緒に考えられる

身につくスキル

・PC操作
・経理知識
・財務知識(経理事務のみ)
・管理能力

Interview社員インタビュー

2018年入社
久保山 真理恵管理統括部 町田センター 営業事務

町田センターで、お部屋の退去や修繕に関する一連の事務作業を主に行なっております。

退去者様や入居者様へのアポイント。営業さんが取った見積を入力し、発注になると受注処理、最後にオーナー様へ工事完了のご報告というのが町田センター事務の大まかな流れです。工事に伴う事務作業を日々行っております。かかってくる電話や依頼の量が多い為、いかに早く1つ1つの仕事を着実に終わらせられるかというのが課題です。徐々に仕事の意味を理解し、問い合わせに答えられるようになった時や電話対応の変化に自分自身成長を感じています。

最初は書類の違いが分からず自分がどういった処理をすべきか分からなくなったり、大量に来る電話や依頼に圧倒されてしまうことなどがありとても苦労しました。流れがつかめるようになると段々とこういったことも減っていきました。

お客様とは電話での関わりが主です。顔が見えない状態での関わりとなる為、誤解を与えないようお話することを日々心がけております。

ハウスクリニックは誰か一人の強い力で成り立っているのではなく、みんなで一丸となって頑張り強くなっている会社だと私は考えております。

入社後は、時間に対する意識を変えることができました。今まではほとんど気にしていなかったこともあり、まだまだ意識が必要ですが、仕事はもちろん私生活でも以前より時計を意識できるようになったと実感しております。

また、ハウスクリニックには社内行事がたくさんあります。その中でも他センターの人とのサバゲーやスペイン旅行などは特に、ハウスクリニックに入っていなければ経験できなかったことだと思っております。このように業務以外で他センターの人と話せるチャンスがあるところもハウスクリニックの魅力の一つであり、入ってよかったと感じることの一つです。

最初は大変だと感じることも多々あるかと思いますが、気にかけてくださる優しくて頼もしい先輩がたくさんいます!心配はせず、一緒に働く仲間になりましょう。

1日のスケジュール

8:40
出社 担当場所の掃除をします。
週ごとに担当場所は変わります。
8:55
朝礼 その日に行う業務の報告や業務連絡などを行います。
9:00
メール・スケジュール確認 立会依頼や前日の退勤後にあった入電に関するメールが来ているか等をチェックします。 また、問い合わせに対応できるように営業さんの出欠も確認します。
9:10
FAX分け 職人完了、発注書、注文書のFAXバック、見積依頼、
営業さん宛に届いているもの等が主に届くので、
それぞれ振り分けます。
9:20
AM受注処理 受注処理は午前と午後で1日に2度行います。
基幹システムやFAXで届く発注書と弊社システムを使って
金額を合わせたら、資料等を併せ、営業さんにメールを送ります。
10:40
入金確認 担当センターが該当する入金があったかどうかを確認し、処理を行い経理へ提出します。
11:00
アポイント 退去立会や修繕に関する現地調査を行うため、入居者様へ日程調整のお電話をします。 センター内でも営業さんごとに担当エリアが決まっているので、入居者様のご希望と営業さんの動きやすさを考えながらアポイントを取っていきます。
12:00
お昼休憩 営業事務の皆さんと集まって、お話しながら楽しくご飯を食べています。
13:00
曜日BOXの確認 アポイント済みの資料を日ごとに分けているBOXがあるので、スケジュールに入っている内容と用意された資料に相違がないか、必要書類に抜けがないか等を毎日確認しています。
13:30
見積入力 営業さんが弊社システムに入力した見積を管理会社様の基幹システムへ入力します。 オーナー様に渡る大切な書類となるので、間違いのないよう正確に入力するのはもちろんのこと、できる限り早く入力してロスを生まないよう心がけています。
14:30
アポイント 午前のアポイントの続きを行います。
15:00
PM受注処理 午前と同様の受注処理を行います。
16:00
オーナー様へお電話 工事が完了し事務処理も完了した後、オーナー様へ工事完了のご連絡を差し上げます。
16:30
各管理会社様へお電話 入居者様との日程調整の際に生じた問題点や入居者様からの問い合わせなどをご報告・ご相談させて頂いています。
17:00
完了処理 請求書の発行や管理会社様の基幹システムへの入力をすることで、一つの工事が完了となります。
17:30
職人完了 施工が完了すると、FAXで完了報告が届きます。 これを弊社システムに入力していくことで、担当でない人でも工事の進捗がわかるようになります。
18:00
退社